Cómo ser más productivo y eficiente en el trabajo. Time blocking y el método del año de 12 semanas
Si estás leyendo este artículo es porque seguro que siempre tienes mil cosas que hacer y no te da la vida para terminarlo todo. Acabas procrastinando con las tareas que te dan más pereza hacer y a consecuencia no obtienes los resultados que te gustaría con tu negocio.
Por ello en el artículo de hoy me gustaría explicarte el método que yo misma utilizo para ser más productiva y eficiente con el método el año de las 12 semanas.
Si te da pereza leer te dejo este vídeo dónde te lo explico detalladamente.
Si has continuado leyendo es porque seguramente ahora no estás en un lugar para poder escuchar el vídeo así que vamos allá.
Me gustaría que no te limites sólo a leer este artículo sino que también vayas realizando un plan de acción mientras lees.
Vamos hablar antes del sistema de periodización. Cuando tenemos un negocio solemos establecer objetivos anuales como el presupuesto anual, los objetivos de facturación, etc. Pues déjame decirte que no es la manera más efectiva de hacerla sino que si quieres mejorar tus resultados te animo a usar el método de 12 semanas.
Te explico en más detalle…
Primero tienes que dividir el año por trimestres y luego aplicar los estos 10 pasos que te voy a detallar a continuación para ser más productivo, eficiente y conseguir mejores resultados en menos tiempo.
1. Cada semana cuenta. ¿Qué significa esto? Pues que si tu sabes que tienes de margen 1 año, vas acabar procrastinando esta tarea hasta que te queden pocos días para la fecha límite, te echarás la manos a la cabeza, empezará el stress y verás que no te da la vida para terminar. En cambio si dividimos los objetivos por semanas te será más sencillo avanzar y terminar los proyectos. Si tienes un equipo te recomiendo hacer 1 reunión por semana para ver cómo evolucionan los objetivos del trimestre. Así te permite un margen de maniobra para cambiar tácticas y estrategias si algo no funciona en vez de esperar al último trimestre del año y darte cuenta que no se han conseguido los objetivos esperados.
2. Conecta emocionalmente con las tareas que realices. Si tu eres el CEO o fundador de la empresa quizás te sientas motivado o motivada para realizar esa tarea pero ¿qué hacemos con los empleados? Tu objetivo como leader es saber transmitir a tu equipo la importancia de la tarea y empatizar para que ellos sientan que lideran el proyecto también.
3. Ponlo por escrito. Ya sabes que las palabras se las lleva el viento. No te limites hacer una reunión súper motivante que al cabo del tiempo, si no has escrito bien todo, se olvida. Con esto no te digo que tengas que hacer el típico business plan de 88 páginas. Yo personalmente lo que hago es escribir los 3 objetivos principales del quarter en 3 post-it diferentes que los pego en la pared de mi mesa de trabajo. De esta manera siempre los tienes presentes, son fáciles de leer y accesibles. Es decir, no tienes que imprimir ese documento de mil páginas que da mucha pereza leer. Obviamente lo que tienes que hacer luego es un plan de acción para cada uno de tus objetivos, dividirlo en tareas y ponerlas con la metodología time blocking en tu calendario y el de las personas que estén involucradas. Es decir, no te hagas estas interminables listas de tareas.Por ejemplo. Uno de los objetivos podría ser conseguir 30 nuevos clientes. Una de las tácticas para esto podría ser hacer unas campañas de publicidad en Instagram y las tareas serían: seleccionar audiencias, crear diseños y videos, redactar los copys de las campañas, programar campañas y analizar resultados de las mismas.
4. Planificación diaria contigo mismo. Cuando vas a empezar el día antes de abrir el email analiza que tienes que hacer, prioriza y decide en qué te vas a enfocar. Escoge sólo 1 cosa.
5. Medición. Lo verás muy claro con el ejemplo de un partido de fútbol. Tranquilo, aunque no te guste el fútbol vas a entender este ejemplo muy fácil. A ver, durante un partido de fútbol todo el mundo sabe cómo va el marcador (jugadores, entrenador, público) antes de que se acabe el partido, ¿cierto? Y obviamente el entrenador no espera a que termine el partido para tomar decisiones de cambio si algo va mal, lo que hace es durante el juego tomar decisiones estratégicas de cambio de jugadores para poder ganar el partido. Pues piensa igual con tu negocio. No esperes a llegar a diciembre para tomar acciones de cambio. Hazlo semanalmente.
6. Trabaja intencionadamente y organízate por bloques. Aquí entra en juego el time blocking. Bloquea en tu calendario bloques para realizar tareas igual que reservas ese espacio para reuniones. Esto te ayuda a no procrastinar. Por ejemplo, te puedes reservar los martes de 9am a 11am a escribir el post semanal para el blog. Bloquéalo todo. Deja de usar listas de tareas y empieza a ser consciente de lo que tardas en hacer cada cosa porque sinó empezarás una tarea, te despistas chequeando el email o las redes sociales y al final del día te darás cuenta que esta “to do list” aún es más larga de cuando empezaste el día.
7. Sé responsable de tus resultados. Deja de echar la culpa a la política, a la situación económica, el tiempo. Todo lo externo que no puedes controlar. Tu eres el único responsable de donde estás ahora y de los resultados que tienes. Piénsalo, en épocas de crisis a unos les va bien y a otros más. Decide tú en qué lado quieres estar.
8. Comprométete contigo mismo/a. Pero no con el dinero porque esto te da una motivación temporal pero llega un punto que tienes que motivarte otros factores que no serán el dinero. El dinero es una necesidad pero no es lo que te va a motivar llegar a tus resultados. Piensa el POR QUÉ quieres llegar a esos resultados para tener más compromiso.
9. Actúa en el momento. Vas a tener que tomar decisiones importantes. No esperes.
10. Bloquea tiempo para ti. Para meditar, para practicar yoga o deporte, para leer, para estudiar, para pasar con tu familia. Importante: anota en tu calendario con el método time blocking este tiempo para ti también.
Por último, si te has dado cuenta los trimestres tienen 13 semanas. Entonces, ¿para qué es esta semana 13? Esta semana sirve para descansar, estar orgulloso/a de los objetivos que has conseguido y obviamente para planificar las 13 semanas siguientes.
